Polityka prywatności

FORMPRENEUR LLC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Ohio Adres siedziby i korespondencyjny: 6545 Market Ave. North, Ste 100, North Canton, OH 44721, United States Telefon: +1 330 494 1644 E-mail dotyczący prywatności: [email protected]

Powyższy adres jest adresem zarejestrowanego agenta i wirtualnym adresem korespondencyjnym. Założyciel i upoważniony operator Formpreneur może wykonywać pracę z Türkiye, Wielkiej Brytanii i Zjednoczonych Emiratów Arabskich.

Przedstawiciel Wielkiej Brytanii

W sprawach związanych z RODO w Wielkiej Brytanii naszym wyznaczonym przedstawicielem w Wielkiej Brytanii jest:

ALTUDEV LTD Do wiadomości: Alper Tunga 71–75 Shelton Street, Covent Garden London WC2H 9JQ, Wielka Brytania E-mail: [email protected] Telefon: +44 7935 581459 Numer rejestracyjny ICO: ZB554985

W sprawie dotyczącej prywatności w Wielkiej Brytanii można skontaktować się z Formpreneur lub ALTUDEV LTD.

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do formpreneur.com, stron zlokalizowanych językowo, panelu Klienta, Bezpłatnego Generatora Faktur, usług zakładania Spółki i zapewniania zgodności, narzędzi do fakturowania i API, kontaktów ze wsparciem oraz systemów administracyjnych wykorzystywanych do świadczenia Usług, w tym administracji wewnętrznej za pośrednictwem admin.formpreneur.com.

Formpreneur jest co do zasady administratorem informacji wykorzystywanych w związku z Kontami, zakładaniem Spółek, pomocą w uzyskaniu EIN, płatnościami, bezpieczeństwem, komunikacją, przygotowaniem rozliczeń podatkowych, analityką, zgodnością i administrowaniem platformą.

W przypadku danych osobowych wprowadzanych przez klienta na temat odbiorcy faktury, klient zazwyczaj pełni rolę administratora, a Formpreneur działa jako podmiot przetwarzający lub usługodawca w imieniu klienta, z wyjątkiem sytuacji, gdy Formpreneur przetwarza ograniczone informacje ze względów bezpieczeństwa, rozliczeń, zgodności z prawem lub administrowania platformą.

Usługi płatne są w momencie uruchomienia ograniczone do:

• Niebędący rezydentem podatkowym USA
• Właściciel będący osobą fizyczną
• 100% własności
• Domyślna pominięta klasyfikacja podatkowa; oraz
• Obsługiwane New Mexico, Wyoming lub Florida LLC.

Nie oferujemy tworzenia spółek wieloosobowych ani formularza 1065 na początku.

Formpreneur nie zbiera danych w ramach obsługiwanego procesu uruchamiania:

• Numery ubezpieczenia społecznego
• Indywidualne Numery Identyfikacji Podatkowej
• Paszporty
• Krajowe dowody tożsamości
• Kopie rządowych dokumentów identyfikacyjnych; lub
• Pełne numery kart płatniczych lub kody zabezpieczające.

Obieg podatkowy Managed może zbierać zagraniczny numer identyfikacji podatkowej, jeśli ma to zastosowanie.

4.1 Konto i dane kontaktowe

Możemy zbierać:

• Nazwa
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Hashowane dane uwierzytelniające hasła
• Uwierzytelnianie, sesja, kod jednorazowy, ustawienia regionalne, zgoda i zapisy dotyczące bezpieczeństwa; oraz
• Informacje otrzymane w związku z logowaniem przez Google lub X, zależnie od uprawnień udzielonych przez Użytkownika.

4.2 Zakładanie firmy i informacje o Firmie

Możemy zbierać:

• Kraj zamieszkania
• Obywatelstwo lub narodowość
• Pełny adres zamieszkania
• Pożądane i alternatywne nazwy LLC
• Wybrany stan i pakiet
• Rodzaj działalności i działalność
• Adres firmy i szczegóły dotyczące założenia firmy
• Imię i nazwisko jedynego właściciela, adres, miejsce zamieszkania, obywatelstwo i 100% historii własności
• Zamówienie, sprawa, status, dostawca, dokument, zarejestrowany agent, adres i zapisy dotyczące usług pocztowych; oraz
• Certyfikaty klientów dotyczące uprawnień, sankcji, uprawnień i dokładności.

4.3 Podpisy elektroniczne

Możemy gromadzić wpisane na maszynie, narysowane, przesłane lub inne podpisy elektroniczne i powiązane dowody zatwierdzenia.

Używamy podpisów do przygotowywania, wykonywania, uwierzytelniania, przesyłania i przechowywania dokumentacji zatwierdzonej przez klienta. Nie analizujemy podpisów w celu stworzenia szablonu biometrycznego ani wykorzystania ich do identyfikacji biometrycznej.

4.4 Informacje o EIN i formularzu SS-4

Przygotowujemy formularz SS-4 dla obsługiwanego przepływu pracy dla zagranicznych właścicieli i przesyłamy go faksem do IRS.

Przetwarzamy informacje potrzebne do złożenia wniosku, takie jak nazwa i adres osoby odpowiedzialnej, dane firmy, rodzaj działalności gospodarczej, data założenia firmy, powód złożenia wniosku i podpis.

Przechowujemy podpisane rekordy SS-4 w prywatnej pamięci Cloudflare R2 skonfigurowanej z ograniczeniami jurysdykcji Unii Europejskiej. Do przesłania formularza używamy WestFax. Zwykle przechowujemy ładunek WestFax przez około siedem dni po potwierdzeniu transmisji, a następnie usuwamy go z konta WestFax.

4.5 Informacje podatkowe i roczne Managed

W przypadku kwalifikującej się usługi pro forma na formularzu 1120 i formularzu 5472 możemy gromadzić:

• Nazwa prawna firmy, adres, EIN, data założenia firmy i rok podatkowy
• Nazwa prawna właściciela, adres zamieszkania, kraj i zagraniczny numer identyfikacji podatkowej, jeśli ma to zastosowanie
• Działalność gospodarcza i kraje prowadzenia działalności
• Zestawienia przychodów i wydatków
• Wkłady kapitałowe
• Wypłaty i wypłaty właścicieli
• Wydatki pokrywane osobiście przez właściciela
• Zwroty kosztów i pożyczki właściciel-Spółka
• Kwoty wypłacone lub otrzymane od podmiotu powiązanego
• Wyciągi bankowe i procesorów płatności
• Faktury i podsumowania transakcji
• Wcześniejsze rozszerzenia, zgłoszenia i korespondencja IRS
• Informacje na potrzeby rocznego sprawozdania stanowego
• Certyfikaty kwalifikowalności i dokładności klientów
• Projekty i zwroty końcowe
• Przeglądanie, podpisywanie, składanie i przesyłanie zapisów; oraz
• Komunikacja dotycząca zaangażowania podatkowego.

Formpreneur nie zapewnia prowadzenia księgowości. Klienci muszą zapewnić uporządkowaną dokumentację.

Przygotowaniem i przeglądem podatków może zająć się Alper Tunga z Türkiye w imieniu Formpreneur. Jeżeli jest to wymagane, uzyskujemy oddzielną zgodę na informacje dotyczące zeznania podatkowego za granicą, zanim uzyskamy w tym celu dostęp do informacji dotyczących zeznania podatkowego.

4.6 Informacje dotyczące zarejestrowanego agenta, adresu, poczty i dokumentów

Nasz przydzielony zarejestrowany agent i dostawca usług pocztowych mogą otrzymywać dane kontaktowe klienta, adres zamieszkania, firmę i informacje o własności potrzebne do świadczenia usług związanych z archiwizacją, zarejestrowanym agentem, adresem i pocztą.

Poczta może zawierać korespondencję rządową, podatkową, bankową, prawną lub inną. Formpreneur może przechowywać kopię skanu w prywatnej pamięci R2.

Kopię przechowywaną przez Formpreneur można usunąć za pomocą dostępnych funkcji. Nie powoduje to usunięcia odrębnej kopii dostawcy ani fizycznego oryginału.

Możemy również gromadzić dokumenty dotyczące zakładania firmy, akta rządowe, załączniki pomocnicze, logo, podpisy, pliki PDF z fakturami i metadane plików.

Obecnie nie oświadczamy, że każdy przesłany plik jest skanowany przez dostawcę oprogramowania antywirusowego lub wykrywającego złośliwe oprogramowanie.

4.7 Płatności

Stripe zbiera dane karty bezpośrednio za pośrednictwem hostowanych lub zintegrowanych komponentów płatniczych Stripe. Formpreneur nie odbiera ani nie przechowuje pełnych numerów kart ani kodów bezpieczeństwa.

Możemy otrzymywać i przechowywać:

• Stripe Identyfikatory klienta i zamiaru płatności
• Nazwa i adres rozliczeniowy
• Kwota, waluta, status, data i informacje o zamówieniu
• Marka karty i cztery ostatnie cyfry, jeśli są dostarczone
• Dokumentacja dotycząca zwrotów, sporów, kontroli oszustw, odnowień i uzgadniania; oraz
• Stan subskrypcji po tym, jak klient osobno zdecyduje się na roczne odnowienie.

Stripe Radar może przeprowadzać automatyczną analizę ryzyka. Formpreneur może przeprowadzić ręczny przegląd.

4.8 Wsparcie i komunikacja

Możemy gromadzić treści i metadane:

• Konto, bezpieczeństwo, zakładanie firmy, dokumenty, zgodność i e-maile serwisowe
• Bilety pomocy technicznej i załączniki
• Managed Wiadomości pomocy technicznej WhatsApp
• Podstawowe wiadomości SMS
• Dane dotyczące zgód marketingowych, preferencji, rezygnacji z subskrypcji i ukrywania danych; oraz
• Dokumentacja obsługi klienta i reklamacji.

Używamy opcji Resend do dostarczania wiadomości e-mail i Twilio do niezbędnych SMS-ów. Nigdy nie używamy SMS-ów w celach marketingowych.

Wrażliwe dokumenty dotyczące założenia firmy i dokumenty podatkowe należy przesłać za pośrednictwem uwierzytelnionej witryny internetowej, a nie WhatsApp lub zwykłego e-maila.

4.9 Darmowy generator faktur

Darmowy generator faktur jest przeznaczony do działania w przeglądarce indywidualnej. Treść faktury, informacje o kliencie, logo, podpisy i zapisane wersje robocze są przechowywane lokalnie w pamięci przeglądarki i nie są celowo wysyłane do zaplecza Formpreneur.

Wyczyszczenie pamięci przeglądarki może je usunąć. Wyrażone zgody analityczne i zwykłe informacje o infrastrukturze strony mogą być nadal przetwarzane, ale nie wysyłamy celowo treści pól faktury do Google Analytics.

4.10 Narzędzia do fakturowania oparte na koncie

Uprawnieni klienci mogą korzystać z przechowywania faktur w chmurze, generowania plików PDF, kluczy API, przesłanych logo, podpisów i innych funkcji faktur dostępnych w Formpreneur.

W zależności od zastosowania możemy przetwarzać nazwy firm i odbiorców, adresy, e-maile, numery i daty faktur, pozycje, kwoty, podatki, rabaty, notatki, logo, podpisy, pliki PDF, metadane API i dzienniki bezpieczeństwa.

Klient jest odpowiedzialny za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzania informacji o odbiorcy i za dostarczenie wymaganego powiadomienia.

4.11 Informacje zbierane automatycznie

Zarówno my, jak i nasi dostawcy infrastruktury możemy przetwarzać:

• Adres IP i przybliżony region
• Przeglądarka, urządzenie, system operacyjny i język
• Strona odsyłająca, żądany adres URL, sygnatura czasowa i informacje diagnostyczne
• Logowanie, sesja, OTP, API, uwierzytelnianie, bezpieczeństwo, oszustwa i dzienniki błędów
• Identyfikatory plików cookie, przechowywania lokalnego, zgody i sesji; oraz
• CDN, firewall, sieć i podstawowe dane o ruchu przetwarzane przez Cloudflare.

4.12 Analityka i pliki cookie

Google Analytics działa tylko na publicznych stronach marketingowych lub narzędziach publicznych, gdzie włączona jest konfiguracja analityki, na którą wyraziłeś zgodę. Pozostaje zablokowany do czasu wyrażenia zgody na analizę.

Używamy go do podstawowej liczby odwiedzających i wydajności witryny. Nie korzystamy z sygnałów Google Signals, User-ID, odbiorców remarketingu ani funkcji reklamowych Google.

Przechowywanie na poziomie użytkownika i na poziomie zdarzenia jest skonfigurowane na okres do 14 miesięcy. Raporty zbiorcze mogą pozostać dłuższe. Nie wysyłamy celowo nazwisk, e-maili, numerów telefonów, treści formularzy zakładania firmy, treści faktur, podpisów, danych podatkowych ani treści dokumentów do Google Analytics.

Używamy Google Search Console do sprawdzania widoczności wyszukiwania i wydajności witryny. Cloudflare zapewnia infrastrukturę, bezpieczeństwo i podstawową analizę ruchu.

Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz Politykę plików cookie.

Zbieramy informacje:

• Bezpośrednio od osoby
• Od dostawców uwierzytelniania wybranych przez Użytkownika
• Od Stripe i innych dostawców płatności
• Od przypisanego zgłoszenia, zarejestrowanego agenta i dostawcy poczty
• Od władz państwowych i IRS
• Z WestFax
• Od banków lub podmiotów przetwarzających płatności, gdy Użytkownik prosi o wsparcie lub upoważnia do komunikacji
• Z sankcji publicznych i rejestrów biznesowych; oraz
• Automatycznie z urządzeń i infrastruktury.

W zależności od lokalizacji i kontekstu opieramy się na umowie, czynnościach wymaganych przed zawarciem umowy, zobowiązaniu prawnym, uzasadnionych interesach, zgodzie oraz ustaleniu lub obronie roszczeń prawnych.

Nasze uzasadnione interesy obejmują świadczenie bezpiecznych i niezawodnych usług, dokumentowanie transakcji i zgłoszeń, zapobieganie oszustwom, zapewnianie wsparcia, prowadzenie dokumentacji i ochronę praw bez wykorzystywania danych osobowych do celów reklam ukierunkowanych.

7.1 Zgłoszenia, odbiorcy rządowi i profesjonalni

Możemy ujawniać informacje:

• Przypisane zgłoszenie, zarejestrowany agent, adres i dostawca poczty
• Państwowe organy odpowiedzialne za składanie wniosków
• Służba Skarbowa
• WestFax
• Bank lub podmiot przetwarzający płatności, zgodnie z dyspozycją Użytkownika
• Profesjonalni doradcy; oraz
• Sądy, organy regulacyjne, organy ścigania lub inne organy, jeśli jest to wymagane przez prawo.

Przypisany dostawca jest obecnie zarejestrowanym agentem Northwest dla opisanego przepływu pracy związanego z uruchomieniem. Nie otrzymuje pliku podpisu Formpreneur wielokrotnego użytku w ramach zwykłego zgłoszenia założenia spółki.

Niektórzy odbiorcy pełnią rolę niezależnych administratorów części swojej pracy.

7.2 Dostawcy technologii i operatorzy

Możemy użyć:

• Cloudflare do przechowywania danych R2 w jurysdykcji UE, DNS, dostarczania treści, bezpieczeństwa i podstawowej analizy ruchu
• Hetzner za infrastrukturę serwerów dedykowanych w Finlandii
• Amazon Web Services do szyfrowanych kopii zapasowych S3 w regionie UE
• Stripe do płatności, odnowień, zwrotów kosztów, sporów i zapobiegania oszustwom
• Wyślij ponownie na e-mail
• Twilio do obsługi niezbędnych SMS-ów niemarketingowych
• Google for Analytics, Search Console i logowanie do Google
• Logowanie X dla X
• WestFax do transmisji faksów; oraz
• Samodzielnie hostowane komponenty Better Auth, PostgreSQL, Redis, MongoDB, Gotenberg i Coolify.

7.3 Transakcje biznesowe

Informacje mogą zostać ujawnione w przypadku fuzji, finansowania, przejęcia, reorganizacji, niewypłacalności lub sprzedaży aktywów, z zastrzeżeniem odpowiedniej poufności i zabezpieczeń prawnych.

7.4 Zgodnie z dyspozycją Użytkownika

Możemy ujawnić informacje zgodnie z dyspozycją Użytkownika, gdy Użytkownik autoryzuje integrację, zażąda przekazania informacji lub poprosi nas o kontakt z dostawcą.

• Nie sprzedajemy ani nie wypożyczamy danych osobowych.
• Nie udostępniamy ich na potrzeby wielokontekstowej reklamy behawioralnej.
• Nie wykorzystujemy danych ani dokumentów klientów do szkolenia naszych modeli sztucznej inteligencji ani modeli sztucznej inteligencji innych firm.
• Nie wysyłamy treści dotyczących zakładania firmy klienta, podatków, poczty, wsparcia ani treści faktur do dostawców sztucznej inteligencji ogólnego przeznaczenia w celu niepowiązanego przetwarzania sztucznej inteligencji.
• Nie używamy SMS-ów do celów marketingowych.
• Nie używamy podpisów do identyfikacji biometrycznej.
• W ramach obsługiwanego procesu uruchamiania nie zbieramy dokumentów SSN, ITIN, paszportów ani krajowych dokumentów tożsamości.

Firma Formpreneur ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Znacząca infrastruktura znajduje się na terenie Unii Europejskiej:

• Własna hostowana infrastruktura aplikacji i baz danych znajduje się na serwerze dedykowanym firmy Hetzner w Finlandii
• Odpowiednie segmenty R2 korzystają z wyraźnego ograniczenia jurysdykcji UE; oraz
• Zaszyfrowane kopie zapasowe AWS S3 są przechowywane w regionie UE.

Autoryzowany dostęp operacyjny może odbywać się z Türkiye, Wielkiej Brytanii i Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Przygotowanie podatku może nastąpić z Türkiye.

Dostawcy i odbiorcy, tacy jak Formpreneur, dostawca zarejestrowanych agentów, IRS, WestFax, Stripe, Resend, Twilio, Google i X, mogą przetwarzać informacje w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach.

Tam, gdzie jest to wymagane, korzystamy z decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zabezpieczeń umownych, takich jak standardowe klauzule umowne, aneks brytyjski lub międzynarodowa umowa o przekazywaniu danych, zgody, jeśli jest to prawnie uzasadnione, lub innego zgodnego z prawem mechanizmu.

Można skontaktować się z nami, aby uzyskać więcej informacji o mających zastosowanie zabezpieczeniach.

Przechowujemy informacje tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, przestrzegania prawa, rozstrzygania sporów, zapobiegania oszustwom, spełnienia sankcji i obowiązków podatkowych oraz przechowywania dokumentacji dającej się obronić.

Usunięcie z aktywnych systemów może nie spowodować natychmiastowego usunięcia zaszyfrowanej kopii zapasowej. Kopie zapasowe wygasają w trakcie kroczącego cyklu życia.

Możemy zachować informacje w ramach zabezpieczenia prawnego, aktywnego sporu, dochodzenia w sprawie oszustwa lub sankcji, incydentu związanego z bezpieczeństwem, obowiązku podatkowego lub innego nadrzędnego wymogu.

Środki obejmują:

• Szyfrowanie w transporcie
• Prywatne i szyfrowane przechowywanie obiektów
• Wiadra R2 dla jurysdykcji UE dla odpowiednich plików
• Szyfrowane kopie zapasowe z maksymalnie 90-dniowym okresem
• Kontrola dostępu i administracja oparta na wiedzy
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępu administracyjnego
• Sesja, audyt, bezpieczeństwo i rejestrowanie dostępu
• Oddzielenie systemów klienckich, backendowych i administracyjnych
• Pisemny Plan Bezpieczeństwa Informacji dla informacji podatkowych; oraz
• Bezpieczne przesyłanie dokumentów podatkowych wyłącznie za pomocą panelu kontrolnego.

Żadna metoda nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik musi chronić dane uwierzytelniające i klucze API oraz powiadomić nas o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa.

Obecnie nie obiecujemy skanowania wszystkich przesyłanych plików za pomocą oprogramowania antywirusowego lub złośliwego oprogramowania. Nie przesyłaj niepotrzebnych poufnych informacji ani plików wykonywalnych.

W zależności od lokalizacji danej osobie mogą przysługiwać prawa do:

• Uzyskaj dostęp do danych osobowych
• Otrzymaj kopię przenośną
• Popraw niedokładne informacje
• Poproś o usunięcie
• Ograniczyć lub sprzeciwić się przetwarzaniu
• Wycofaj zgodę
• Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego
• Poproś o informacje dotyczące zabezpieczenia transferu
• W stosownych przypadkach odwołaj się od odmowy; oraz
• Złóż skargę do regulatora.

Aplikacja może umożliwiać pobieranie danych, poprawianie konta, poprawianie informacji o firmie, usuwanie faktur, usuwanie skanów poczty Formpreneur, usuwanie podpisów wielokrotnego użytku, zamykanie konta i zarządzanie zgodami analitycznymi.

Zamknięcie konta nie powoduje automatycznego usunięcia danych przechowywanych w związku z ukończeniem zakładania spółki lub prac podatkowych, płatności, sankcji, oszustw, sporów, zabezpieczeń lub zobowiązań prawnych.

Możemy zweryfikować żądanie poprzez uwierzytelnienie Konta, potwierdzenie e-mailem, informacje o transakcji lub w inny uzasadniony sposób. Nie będziemy żądać rządowego dokumentu tożsamości, chyba że będzie to naprawdę konieczne i zgodne z prawem.

EOG i Wielka Brytania

Osobom z EOG i Wielkiej Brytanii mogą przysługiwać prawa obejmujące dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie, wycofanie zgody i skargę do organu nadzorczego.

Osoby z Wielkiej Brytanii mogą kontaktować się z przedstawicielem w Wielkiej Brytanii podanym w Sekcji 1.

Wiadomości dotyczące Usług obejmują powiadomienia o bezpieczeństwie, potwierdzenia Zamówień, aktualizacje dotyczące zakładania Spółki, powiadomienia o dokumentach, wiadomości wymagające działania, przypomnienia o zgodności, wiadomości o odnowieniu i odpowiedzi wsparcia. Nie można zrezygnować z wiadomości bezwzględnie niezbędnych do aktywnej Usługi.

Marketingowa poczta elektroniczna wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i zasadniczo odrębnej zgody. Każdy e-mail marketingowy zawiera metodę rezygnacji z subskrypcji. Rezygnacja z marketingu nie wstrzymuje przesyłania komunikatów serwisowych.

SMS-y nigdy nie są wykorzystywane w celach marketingowych. Jest zarezerwowany dla kluczowych komunikatów dotyczących bezpieczeństwa, stanu, wymaganych działań lub zgodności.

Usługi nie są kierowane do osób poniżej 18 roku życia. Prosimy o kontakt, jeżeli istnieje podejrzenie, że osoba małoletnia przekazała informacje.

Możemy zaktualizować niniejszą Politykę i opublikować poprawioną wersję z nową datą. W przypadku istotnej zmiany możemy przekazać dodatkowe powiadomienie.

W pierwszej kolejności prosimy o kontakt z nami, abyśmy mogli zbadać sprawę:

FORMPRENEUR LLC 6545 Market Ave. North, Ste 100, North Canton, OH 44721, United States E-mail: [email protected] Telefon: +1 330 494 1644

W sprawach Wielkiej Brytanii:

ALTUDEV LTD — przedstawiciel w Wielkiej Brytanii Do wiadomości: Alper Tunga 71–75 Shelton Street, Covent Garden London WC2H 9JQ, Wielka Brytania E-mail: [email protected] Telefon: +44 7935 581459 Numer rejestracyjny ICO: ZB554985

Można również złożyć skargę do organu nadzorczego ds. prywatności w swoim kraju. W Wielkiej Brytanii organem tym jest Information Commissioner’s Office.